a) 限制存储信息的平台数量：越分散，投入的时间越多。它定义了一个工具来存储所有信息并防止文件在其他平台上累积。除了信息本身的分散之外，数据的安全和隐私也面临风险（特别是如果它是一个存储工具，而您没有与您的公司关联的帐户）。
b) 定义您通常分类的文件类型以及每个文件的去向：作为一个团队创建一个共享结构对于避免产生信息分散至关重要。首先确定您要存储在常用平台中的要点，并与其他合作者达成一致：战略、财务和会计、资源、客户、供应商、销售计划、营销计划……这一步是关键所有合作者 了解您要存储的每种材料的去向并避免将来出现问题。
c) 组合工具以避免数字分散：如果您使用电子邮件来组织一周，理想的情况是您还在您最喜欢的组织工具（本例中为电子邮件）中添加存储平台。添加每日或每周笔记，记住将所有文件上传到内部服务器，甚至可以放置存储平台的链接直接访问该工具。
d) 指定专人负责，避免堆积无意义的文档：如果我们想防 业务发展总监电子邮件列表 止文件堆积，形成数字丛林，那么强烈建议指定专人负责维护工具，定期清理文件。应该说，没必要一直由同一个人来做，可以是轮换角色。
集中并构建共享流程
“习惯的重复造就卓越”...
但另一方面，“重复同样的事情一千次可能会非常令人沮丧。”
我不想反驳亚里士多德的第一句话，尽管有时通过电子邮件一遍又一遍地发送（并回答）相同的问题会被滥用。
如果说在面对面环境中重复相同的查询让人筋疲力尽，那么事实是，在在线环境中它可能会让人发疯。
这些程序通常具有类似于共享文档管理的混乱模式：真正缺乏控制并且没有清晰的结构。